Niet elke webshop heeft een ERP. De meeste hebben een boekhoudpakket, en de vraag is dan of het de moeite waard is om dat aan de winkel te hangen.
Het rekensommetje is eenvoudig: hoeveel bestellingen typ je per maand over, en hoe lang doe je daarover. Bij meer dan een uur per week is een koppeling binnen een jaar terugverdiend, en dan tel je de fouten die je ermee voorkomt nog niet mee.
Wat er overgaat
Bij een boekhoudkoppeling gaat het verkeer vrijwel altijd één kant op: van je webshop naar je boekhouding. Dat maakt het aanzienlijk eenvoudiger dan een voorraadkoppeling, waar het twee kanten op moet.
- Bestellingen als verkoopfactuur of als verkoopboeking.
- Klantgegevens, voor zover je die in je boekhouding wilt hebben.
- Betalingen en terugbetalingen, zodat je aansluiting op de bank klopt.
- Transactiekosten als aparte post, want anders klopt je ontvangst nooit met je factuur.
De vier keuzes die je vooraf maakt
- Per bestelling of per dag? Bij veel kleine bestellingen is een dagtotaal overzichtelijker dan honderden losse facturen. Bij zakelijke klanten wil je juist per bestelling, omdat zij een factuur nodig hebben.
- Wanneer boek je? Bij het plaatsen van de bestelling of bij het betalen. Bij vooruitbetaling maakt het weinig uit, bij achteraf betalen alles.
- Welke btw-code? Als je meerdere tarieven hanteert of naar het buitenland verkoopt, moet je koppeling dat per regel goed zetten. Dit is waar het het vaakst misgaat.
- Wat doe je met retouren? Een creditfactuur die automatisch ontstaat is prettig, maar alleen als je retourproces in je webshop consequent wordt bijgehouden.
Plugin of maatwerk
Voor de gangbare pakketten bestaan kant en klare koppelingen, en die zijn voor een eenvoudige winkel doorgaans de verstandigste keuze. Je betaalt een jaarlicentie en je hebt er verder geen omkijken naar.
Maatwerk wordt interessant zodra je iets wilt wat de plugin niet doet: een eigen nummerreeks, boeken per verkoopkanaal, of een tussenstap waarin bestellingen eerst gecontroleerd worden. Dan betaal je eenmalig meer en jaarlijks niets.
Wat je zelf kunt controleren na een week
Vergelijk één week aan bestellingen handmatig met wat er in je boekhouding staat. Let op vier dingen: klopt het aantal, klopt het bedrag inclusief verzendkosten, staat de btw op de goede code, en zijn de transactiekosten apart geboekt.
Die controle kost een half uur en voorkomt dat je er bij de kwartaalaangifte achterkomt dat er iets structureel misgaat.