Een koppeling tussen je webshop en Exact Online wordt meestal aangevraagd om overtypen te voorkomen. Dat lukt ook, maar het is niet waar het project op vastloopt.
Het loopt vast op één vraag die vooraf beantwoord moet worden: wie is de baas over welk gegeven. Zolang dat niet is vastgelegd, schrijven twee systemen elkaar over en is niemand meer zeker van de voorraad.
Bepaal per gegeven de richting
Dit is het gesprek dat we voeren voordat we iets bouwen, en het duurt meestal een uur. Daarna is de rest uitvoering.
- Producten. Meestal is Exact leidend voor artikelnummer en inkoopprijs, en de webshop voor omschrijving en foto's. Dat betekent dat een productwijziging in de shop nooit een artikelnummer mag overschrijven.
- Voorraad. Bijna altijd Exact leidend. Dit is de kritische, want hier merkt je klant het direct.
- Bestellingen. Altijd vanuit de webshop naar Exact, nooit andersom.
- Klanten. Hier zit de grootste valkuil, want dezelfde persoon kan in beide systemen bestaan onder een net andere naam.
- Facturen. Kies één plek waar ze ontstaan. Twee systemen die allebei nummeren levert een administratie op die niet aansluit.
Waarom voorraad de moeilijkste is
Voorraad verandert aan twee kanten tegelijk: er wordt besteld in je webshop en er wordt geleverd of geteld in Exact. Tussen twee synchronisaties zit altijd een gat waarin je te veel kunt verkopen.
Dat gat verklein je door vaker te synchroniseren, maar niet tot nul. Wat wel helpt is een marge aanhouden op artikelen die snel lopen, en de synchronisatie laten reageren op wijzigingen in plaats van elk uur alles te doorlopen.
Klanten koppelen zonder dubbelingen
Een klant die in je webshop bestelt met een privé-mailadres en in Exact bekend is onder het zakelijke adres, wordt twee relaties. Doe daar niets aan en je administratie loopt binnen een jaar vol met dubbelingen.
De oplossing is vooraf kiezen waarop je koppelt. Bij zakelijke klanten is het btw-nummer of het relatienummer betrouwbaarder dan het e-mailadres. Bij consumenten is een dubbeling minder erg, mits je bestellingen wel aan de juiste kant landen.
Wat het kost
Een standaardkoppeling begint rond €6.500. Wat het bedrag omhoog duwt is zelden de koppeling zelf maar wat eromheen moet: meerdere magazijnen, klantspecifieke prijzen, staffels, of een productstructuur die aan beide kanten anders is opgezet.
Wat het bedrag omlaag brengt is voorbereiding. Een schone artikelstructuur met eenduidige nummers scheelt meer dan welke onderhandeling ook.
Waar een koppeling ophoudt
Een koppeling verplaatst gegevens. Ze repareert geen processen. Als je artikelnummers in twee systemen anders zijn opgebouwd, of als je voorraad in Exact al niet klopt, dan maakt automatisering dat probleem sneller zichtbaar en niet kleiner.
Wij zeggen dat vooraf, want een koppeling bouwen op gegevens die niet kloppen is de duurste manier om erachter te komen dat ze niet kloppen.