Een webshop met één verkoopkanaal heeft geen voorraadprobleem. Voeg een marktplaats toe, of een fysieke winkel, en je hebt er een dat nooit helemaal verdwijnt.
De reden is simpel: tussen twee synchronisaties zit altijd een gat. In dat gat kan hetzelfde laatste artikel op twee plekken verkocht worden. Je kunt dat gat kleiner maken, maar niet sluiten.
Kies één bron van waarheid
Dit is de belangrijkste beslissing en hij wordt vaak niet genomen. Eén systeem houdt de werkelijke voorraad bij en alle andere volgen. Welk systeem dat is hangt af van waar je voorraad fysiek wordt geteld.
- Heb je een ERP of voorraadsysteem? Dan is dat de bron, en je webshop volgt.
- Heb je een fysieke winkel met kassa? Dan is de kassa vaak de bron, want daar gaan artikelen ongezien de deur uit.
- Verkoop je alleen online vanuit één voorraad? Dan kan je webshop de bron zijn en volgen de marktplaatsen.
Wat je niet moet doen is twee systemen allebei laten schrijven. Dan overschrijven ze elkaar en is er geen enkele plek waar de voorraad nog klopt.
Hoe je het gat verkleint
- Synchroniseer op wijziging in plaats van op tijd. Een verkoop meldt zich meteen, in plaats van bij de volgende ronde over een uur.
- Houd een marge aan op snellopers. Bij tien stuks op voorraad er acht tonen kost je zelden een verkoop en voorkomt de vervelende mail.
- Zet artikelen met één stuk apart. Uniek of bijna uitverkocht is waar oververkoop precies gebeurt. Sommige winkels tonen die alleen op één kanaal.
- Laat een mislukte synchronisatie zich melden. Een koppeling die stil faalt is gevaarlijker dan geen koppeling.
Wat te doen als het toch misgaat
Het gaat een keer mis, dus richt daar iets voor in voordat het gebeurt. Een klant die hoort dat zijn bestelling niet geleverd kan worden, accepteert dat als hij het snel hoort en er een alternatief is.
Wat niet werkt is dagen stilte gevolgd door een terugbetaling zonder uitleg. Dat kost je de klant en vaak ook een beoordeling.
Wanneer je een tussenlaag nodig hebt
Bij twee kanalen kun je ze rechtstreeks aan elkaar knopen. Bij vier of meer wordt dat een web van koppelingen die elk apart kunnen breken.
Dan is een tussenlaag die de voorraad beheert en alle kanalen bedient goedkoper in onderhoud, ook al kost hij eenmalig meer. De grens ligt in de praktijk rond drie kanalen.